Funktionen
MandaVera ist nicht als Baukasten gedacht, den man zuerst zusammensetzen muss. Die Bereiche greifen ineinander: Was Sie beim Objekt hinterlegen, steht im Auftrag. Was der Mitarbeiter misst, steht im Rapport. Nichts davon muss zweimal erfasst werden.
Planen
Alles, was vor dem ersten Handgriff passiert: Wer geht wohin, was ist dort zu tun und wie lange sollte es dauern.
Die Woche als Liste, Tag für Tag. Jeder Auftrag zeigt Zeitfenster, Objekt, Kunde, zugeteilte Personen und den Stand. Von hier aus wird ein neuer Auftrag mit einem Klick am richtigen Tag angelegt.
Eine Zeile pro Mitarbeiter, eine Spalte pro Tag. Darunter steht die geplante Zeit — über acht Stunden wird sie rot. Aufträge, die noch niemandem zugeteilt sind, stehen oben als Warnung, damit sie nicht untergehen.
Ein Auftrag braucht eine Leistung, ein Datum und mindestens eine Person. Alles andere ist freiwillig. Die Leistungen erscheinen als Schaltflächen aus Ihrem eigenen Verzeichnis — antippen genügt, tippen nur, wenn es etwas Besonderes ist.
Jede betreute Liegenschaft einmal erfassen: Adresse, Kundenkontakt, Zugangshinweis, die dort fälligen Arbeiten und eine Soll-Zeit. Danach ist jeder Auftrag dorthin eine Sache von Sekunden — und der Mitarbeiter bekommt den Schlüsselhinweis automatisch aufs Handy.
Der Katalog Ihrer Arbeiten mit Richtzeiten. Bei der Einrichtung nach Branche vorbefüllt und danach frei änderbar. Leistungen werden nie gelöscht, sondern nur stillgelegt — alte Aufträge bleiben lesbar.
Einsatzplan
Wer ist wann wo — über 8 Std. wird rot.
KW 34
| Mitarbeiter | Mo 18.8. | Di 19.8. | Mi 20.8. |
|---|---|---|---|
| Max B.32:30 | 06:30Bahnhofstr. 10 4:00 | 06:30Bahnhofstr. 10 13:00Praxis Meier 7:30 | 06:30Bahnhofstr. 10 4:00 |
| Sarah W.41:15 | 07:00Wohnbau Lindenweg 8:00 | 07:00Wohnbau Lindenweg 16:30Fenster NachtragRegie 9:30 | 07:00Wohnbau Lindenweg 8:00 |
| Nico S.24:00 | – | 09:00Praxis Meier 3:00 | 09:00Kanzlei Roth 5:00 |
| Luca F.30:45 | 08:00Schulhaus Feld 6:00 | 08:00Schulhaus Feld 6:00 | 13:30Kanzlei Roth 4:30 |
Erfassen
Der Teil, der sonst auf Zetteln und im Gedächtnis landet. Hier entsteht er nebenbei, während gearbeitet wird.
Der Mitarbeiter drückt auf «Arbeit starten» und später auf «Fertig». Mehrere Personen können gleichzeitig am selben Auftrag laufen, jede mit eigener Zeit. Pausen unterbrechen die Messung, ohne den Auftrag abzuschliessen.
Arbeit ausserhalb des Pauschalvertrags wird beim Auftrag als Regie markiert. Am Monatsende steht im Regierapport alles beisammen, was zusätzlich zu verrechnen ist — der Posten, der sonst am häufigsten vergessen geht.
Ein Bild der erledigten Arbeit, direkt aus der Kamera in den Auftrag. Mit Datum, Uhrzeit und Name. Die Bilder werden schon auf dem Handy verkleinert und liegen nicht öffentlich, sondern werden nur nach Prüfung von Firma und Rolle ausgeliefert.
Parkgebühr, Material, Verpflegung: Betrag eintippen, Quittung fotografieren, fertig. Sie sehen alle offenen Belege an einem Ort und geben sie frei oder lehnen sie ab.
Hallo Max 👋
Mittwoch, 20. August
06:30 – 10:30
Bahnhofstrasse 10
Unterhaltsreinigung
📍 Bahnhofstrasse 10, 8001 Zürich
🔑 Schlüssel beim Hauswart, Eingang Hof
Das ist hier zu tun
Mit dir: Luca F.
Auswerten
Nichts davon muss gesammelt werden. Die Auswertungen lesen, was unterwegs entstanden ist.
Der Monat auf einer Seite: Stunden gesamt, Regie, offene Belege, dazu pro Mitarbeiter die Stunden, Aufträge und Spesen. Der Einstieg für jedes Gespräch über Auslastung.
Alle Zeiteinträge mit Filter nach Zeitraum und Person. Korrekturen sind möglich — wer sich beim Stoppen vertan hat, blockiert nicht die ganze Abrechnung.
Drei Auswertungen zum Ausdrucken: nach Objekt für die Verwaltung, nach Mitarbeiter für den Lohn, nach Regie für die Rechnung. Der Ausdruck geht über den Druckdialog des Browsers direkt in ein PDF — ohne Zusatzsoftware.
Verwalten
Was ausserhalb des einzelnen Auftrags Aufmerksamkeit braucht — und meistens erst auffällt, wenn eine Frist abgelaufen ist.
Mitarbeiter anlegen und einen Zugangscode erzeugen. Der Code besteht aus acht Zeichen in zwei Blöcken, ist vorlesbar und lässt sich jederzeit neu vergeben. Wer den Betrieb verlässt, wird stillgelegt — seine Stunden bleiben in den Auswertungen.
Servicewagen mit Kennzeichen, nächster Prüfung und Servicetermin. Fristen werden nach Dringlichkeit eingefärbt, damit die abgelaufene Vignette nicht am Zoll auffällt.
Policen mit Prämie, Laufzeit und Kündigungsfrist. MandaVera rechnet aus, bis wann gekündigt werden müsste — die Frist, die man sonst genau einmal im Jahr verpasst.
Was bewusst fehlt
MandaVera schreibt keine Offerten und keine Rechnungen. Es führt keine Buchhaltung und ersetzt kein Lohnprogramm. Jede dieser Funktionen würde die App für die Person unbedienbarer machen, für die sie gedacht ist — den Mitarbeiter im Treppenhaus.
Was auf der Liste steht: wiederkehrende Aufträge, Checklisten mit Unterschrift des Kunden, Kundenverwaltung mit Schweizer QR-Rechnung und Push-Nachrichten. In dieser Reihenfolge, und erst, wenn das Bestehende sitzt.
Konto anlegen, Branche wählen, Mitarbeiter eintragen. Bis 5 Mitarbeiter kostet das nichts — ohne Frist und ohne Kreditkarte.